Wenn in dieser Datenschutzerklärung nicht explizit anders vermerkt, gelten bezüglich des Datenschutzes die allgemeinen Hinweise zum Datenschutz von RoBe.
Des Weiteren gelten die folgenden Punkte:
RoBe erhebt Daten über Zugriffe auf das Alumni-Portal (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören: Name der abgerufenen Website, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Website), IP-Adresse und der anfragende Provider.
RoBe verwendet die Protokolldaten nur für statistische Auswertungen zum Zweck des Betriebs, der Sicherheit und der Optimierung der Website. RoBe behält sich jedoch vor, die Protokolldaten nachträglich zu überprüfen, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht.
Jene Daten, die Nutzer/-innen von RoBe Alumni/-ae bei der Registrierung auf dem Alumni-Portal bekannt geben und in ihren Profilen eintragen und/oder nachträglich ändern und speichern, verarbeitet RoBe zwecks Auswertung und verwendet diese Daten zur Zusendung von Informationen und Newslettern zu Themen rund um die Organisation, Karriere, Events, Angeboten und Dienstleistungen sowie zur Verwaltung der Anmeldungen der Nutzer/-innen für Veranstaltungen und Events.
Neben den von Nutzer/-innen selbst bekannt gegebenen Daten, erfasst und verarbeitet RoBe ausserdem verschiedene Daten, die sich auf die Nutzung des Alumni-Portals durch Nutzer/-innen beziehen. Hierbei handelt es sich um den Zeitpunkt des letzten Logins, Anzahl Logins, Zeitpunkt der Registrierung (Datum und Uhrzeit). Der Zweck der Verarbeitung dieser Daten liegt darin, den Nutzer/-innen das Alumni-Portals in vollem Funktionsumfang zugänglich zu machen und die Usability der Web-Plattform für Nutzer/-innen zu verbessern. Ausserdem verwertet RoBe die so erfassten Nutzungsdaten für statistische Zwecke, um Aufschlüsse über die Nutzung des Alumni-Portals zu erhalten und dessen Funktionen sowie die darüber verfügbaren Angebote anpassen und gegebenenfalls ausbauen und verbessern zu können.
Grundlage für die Verarbeitung personenbezogenen Daten des Nutzers zu den angeführten Zwecken ist die entsprechende Zustimmungserklärung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) der Nutzer/-innen. Diese Zustimmung können Nutzer/-innen jederzeit formlos per Email an alumni@rochester-bern.ch widerrufen. Die Rechtmässigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt dadurch unberührt.
Eine Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten durch Nutzer/-innen besteht nicht. Ohne Bekanntgabe gewisser Grunddaten bei der Registrierung (Name, Studienrichtung, Kontaktdaten), können Nutzer/-innen jedoch das Alumni-Portal nicht nutzen: Bei der Registrierung auf dem Alumni-Portal unter robealumni-ae.ch müssen Anrede, Name, Vorname, Strasse, PLZ, Ort, Land, E-Mail, gewünschte Mitgliedschaft, Ausbildung (Institution, Studiengang, Beginn und Ende) zwingend angegeben werden. Optional können bei der Registrierung noch ein Profilbild, Telefon- und Mobilenummer sowie die Vertiefungsrichtung beim Studiengang erfasst werden. In ihren Profilen können Nutzer/-innen freiwillig weitere Angaben ergänzen: Berufserfahrung, weitere Ausbildungen, Sprach- und IT-Kenntnisse sowie weitere Kenntnisse und Fähigkeiten, Extracurriculares Engagement, Hobbys und Interessen, soziale Netzwerke und Dokumente (z.B. Lebenslauf) ergänzt werden. Nutzer/-innen können die Sichtbarkeit der einzelnen Angaben in ihren Profilen festlegen. Standardmässig sind Name, Vorname und Studiengang (im Who is Who) einsehbar. Nutzer/-innen haben die Möglichkeit diese standardmässige Sichtbarkeit jederzeit in ihrem Profil zu wiederrufen.
Die Daten, die Nutzer/-innen bei der Registrierung auf dem Alumni-Portal bekannt geben und in ihren Profilen eintragen, speichert RoBe so lange, bis Nutzer/-innen die Löschung der Profile beantragen.
Die Daten werden auf einem Server der Firma SWITCH AG, Zürich in der Schweiz gehostet. Der Anbieter der Software für das Alumni-Portal und für die Datenverarbeitung ist die Firma TalentWerk AG, Rosenbergstrasse 60, CH-9000 St. Gallen.
Eine Weitergabe der Daten, die Nutzer/-innen von RoBe Alumni/-ae bei der Registration angegeben haben, an Dritte, insbesondere auch an arbeitskräftesuchende Unternehmen oder sonstige Organisationen, erfolgt nur, wenn Nutzer/-innen von RoBe Alumni/-ae dazu ausdrücklich ihre gesonderte Zustimmung erteilen.
Gemäss den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen haben Nutzer/-innen von RoBe Alumni/-ae gegenüber ein Recht auf Auskunft, das Recht auf Richtigstellung und Löschung ihrer persönlichen Daten sowie gegebenenfalls das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung. Ausserdem haben die Nutzer/-innen das Recht zu verlangen, dass RoBe jene Daten, die sie von Nutzer/-innen erhoben haben, auf einem Datenträger in einem gängigen Dateiformat bereit zu stellen oder an von Nutzer/-innen genannte Dritte zu übermitteln.